会話がうまくいかない原因

【話し方が下手な人の原因と克服方法】説明上手になれるコツを解説!

こんにちは、めぐみです^^

こちらの記事をご覧のあなたは

・話し方が下手でビジネスシーンでのやりとりがうまくいかない
・自分の話し方に自信がなくて顧客や上司への説明や報告が苦手

といった悩みをお持ちなのではないでしょうか?

実はわたしも新人時代は上司への報告が下手でした。上司をイライラさせて変な汗をかくのはもう嫌だ!とビジネスシーンで求められる話し方を意識することで改善し、今では相手が頷きながら聞いてくれる話し方ができています。

この記事では話し方が下手な人になってしまう原因とその対処方法をお伝えします。原因を理解して、それぞれの原因への対処法を身につけることでわかりやすい話し方伝わる話し方へと改善できますよ!

説明上手になって、ビジネスシーンで「デキる人」という印象を手に入れましょう
めぐみ

この記事でわかること

・話し方が下手になってしまう原因がわかる
・相手にわかりやすく伝わりやすい話し方がわかる

 

話し方が下手な人の原因とは?

日常生活での他愛のないおしゃべりはともかく、ビジネスの場では話の内容を正確に相手に伝えることは大変重要です。

それなのに自分でもなんだか上手く伝えられていないな~と感じたり、相手の反応がよろしくなく「それは○○ということなの?」と聞き返されることが多かったりすると話し手も聞き手もお互いにストレスを感じてしまうことでしょう。

話し方を下手にしてしまう原因はいくつかあります。あなたの話し方が当てはまるものがないか、チェックしてみましょう!

文を長く繋げ過ぎている

わかりやすい話の第一条件は「短いこと」です。話し方が下手な人は、文を短く区切らず繋げてしまう癖があります。

例えば次のような例。

先週は京都に出張だったのですが、インターネットで京都までの新幹線の予約を取ろうとしたときにちょうど携帯が鳴って出てみるとずいぶんご無沙汰していた取引先の部長さんからだったものでつい長く話込んでしまって、飲んでいた淹れたてのコーヒーもすっかり冷めてしまうほどでして、その電話を切ったときには新幹線の予約は済んだものだと思い込んでいまして…

前置きが長かったり、話題が脇道に逸れたり、そしてそれらが文の切れ目なくどんどん続いてしまう話し方では、結局何が言いたいのかが最後までわかりません。

文を繋げ過ぎる話し方は、聞き手もずっと「何の話なのかな???」ともどかしい気持ちで聞くことになります。話している自分も「何の話をしているんだっけ???」となってしまうことさえあります。

要点がわからない

上記の「文が長い」にも言えることですが、話の構成にメリハリがなくいくつかの話題が散らばったような話し方だと、何が一番言いたいことなのかがわかりません。あなたは聞き手に伝えるべき要点をはっきりさせようと意識して話せているでしょうか。

相手が理解できない言葉を使っている

専門的な話でよくありがちなのが、相手が知らない言葉や用語を多用してしまう話し方です。

聞きなれない言葉がひとつくらいだったら、相手も「それって何ですか?」と質問を挟めるかもしれませんが、知らない言葉が連発されて全体的についていけない場合には「聞こう」という意欲そのものを失わせてしまいます。

あなたにとっては当たり前となっていることでも、仕事や立場が違う相手だと共通の知識を持っていない場合があることを忘れずに話し方を考えましょう。

言葉が聞き取りにくい

内容以前に、声が聞き取りにくいことが原因となることもあります。

声が小さい、早口過ぎる、滑舌が悪い、語尾がはっきりしないなどの話し方をしていないか、ご自身の会話を客観視してみましょう。

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話し下手を克服して説明上手になるコツは?

文を短くまとめて区切る

先ほど「長く繋げ過ぎる話し方」の例を短いセンテンスで区切りながら話すと次のようになります。

先週は京都に出張だったんです。そのためインターネットで京都までの新幹線の予約を取ろうとしたんですよ。途中で携帯が鳴って出てみるとずいぶんご無沙汰していた取引先の部長さんからでした。つい長く話込んでしまって飲んでいた淹れたてのコーヒーもすっかり冷めてしまいました。その電話を切ったときには新幹線の予約は済んだものだと思い込んでいたのですが、予約できていなくて失敗しましたよ。

短く区切る話し方はすっきりとして聞きやすく、内容も理解しやすいですよね。

話の構成方法をマスターする

PREP法

PREP法(プレップ法)とは、

Point(要点・伝えたいこと)
Reason(その理由)
Example(それを裏づける事例)
Point(全体のまとめとしての要点)

の頭文字を取ったもので、最初と最後に「要点」「結論」を明示します。聞き手は要点を知った上で間にある説明を聞くので理解がスムーズです。

本社と支店間の会議にZoomを導入しましょう。(Point)
なぜなら出張を伴う会議は業務の中でも大きな負担となっているからです。(Reason)
それぞれが勤務地にいながらweb上での会議が可能になることによって、移動にかかる時間が削減できます。また、zoom利用コストとこれまでの社員の出張旅費を比べても60%のコスト削減となります。(Example)
ですから、出張ではなくZoomによるビデオ会議を導入すべきだと考えます。(Point)

話をこの順番で構成し進めることによって、あなたの主張がはっきり分かりやすく相手に伝わります。

めぐみ
Exampleの部分ではデータや数値を示すと説得力が増しますよ!

箇条書き法

最初に要点の数を示し、それからそれぞれを順番に伝える構成方法です。

今日の議題は3つあります。まず、今期の実績報告について。次に、来期の目標について。最後に、来年度の各委員会役員選出についてです。
それでは最初に今期の実績報告についてですが…

時系列法

物事を時間を追って話していく構成方法です。報告や連絡の場面で活きる話し方です。

この不具合は9月10日に発生し、翌日11日に業者による点検調査が行われました。点検の結果その日は原因が判明せず9月14日に再調査を実施したところ、昨日9月17日に原因が判明し当日中に不具合が解決されました。

めぐみ
正確な報告を行うため、自分の意見や憶測を交えず事実だけを客観的に伝えることがポイントです!

一般的な言葉や例え話を使う

専門的で難しい話題ほど相手に合わせた共通知識やイメージを使って説明ができれば、聞きやすく理解しやすい話し方にできます。

「これまでの4Gの通信速度約は100Mbpsから1Gbpsでしたが、5Gでは理論値として最大で20Gbpsの通信が可能になります。」と聞いて、ピンと来るのは通信に関心があり詳しい人だけでしょう。

知識のない多くの人に対して伝わりやすい話し方をするなら、聞きなれない単位で説明するよりも「次世代の通信方式である5Gとこれまでの4Gとでは通信速度がウサギとカメほど違います」という例えを交えることで全体的なイメージを持ってもらえますよね。

声のトーンを改善する

声のトーンを改善するトレーニングや語尾まではっきり言い切る話し方を意識して癖付けましょう。こちらの記事で声のトーンの改善について詳しくお伝えしているので、併せて参考にしてみてくださいね。

また、朗読の練習も効果的です。朗読する話の中で「絶対に聞いて欲しい部分」と「聞き流してもらってもいい部分」を区別して音読します。聞いて欲しい重要な部分には抑揚をつけ強調することで、相手に要点が伝わる話し方の練習になります。

まとめ

わかりやすい話し方、伝えたいことが伝わる話し方はビジネスシーンで必須のスキル。

話し出す前にまず自分が相手に伝えたいことが何なのかをしっかり認識しましょう。そして短いセンテンスにして話しましょう。慣れてきたら構成方法もマスターしていきましょう。これができればビジネスシーンでの話し方に苦労しません!

また、専門的な話では例え話を使うなど相手が理解しやすい工夫ができれば更に説明上手になれますよ^^

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